Wydarzenia sportowe nie tylko sprzyjają promocji zdrowego stylu życia, ale też przekładają się na zwiększenie rozpoznawalności marki. Mogą organizować je osoby zatrudnione w MOSiR, jak i pracownicy korporacji. Imprezy sportowe miewają charakter zamknięty i otwarty. Niektóre uchodzą za zwykłe wydarzenie. Inne natomiast posiadają charakter imprezy masowej, co pociąga za sobą określone zobowiązania. Jak skutecznie organizować lokalne wydarzenia sportowe, aby okazały się sukcesem medialnym i wizerunkowym?
Różne rodzaje imprez sportowych niosą ze sobą odmienne wyzwania
Organizacja imprez sportowych wymaga posiadania stosownej wiedzy i umiejętności. Niektóre z nich mają charakter zamknięty, gdyż biorą w nich udział pracownicy danej firmy w ramach integracji. Inne pozostają otwarte na osoby z zewnątrz. Nie każde wydarzenie sportowe stanowi imprezę masową. Jeśli jednak wpisuje się w jej definicję, pociąga za sobą konieczność spełnienia szeregu wymogów formalnych. Regulacje prawne mają za zadanie zagwarantować bezpieczeństwo wszystkim zawodnikom i widzom. Jeśli zainteresowała Cię organizacja wydarzeń sportowych, ale pewne kwestie pozostają dla Ciebie nie do końca zrozumiałe, zapisz się na szkolenie. Dzięki niemu zdobędziesz wiele przydatnych umiejętności. Poniżej przedstawiono najważniejsze z nich.
Sponsorowanie wydarzeń sportowych jako element marketingu
Firmy korzystają z różnych strategii promocyjnych, aby poprawić swoją rozpoznawalność na rynku. Niektóre kształtują w ten sposób również swój wizerunek. Sponsorowanie wydarzeń sportowych przybiera wymiar finansowania zawodowych klubów i sportowców, ale także imprez lokalnych. Logo firmy pojawia się często na koszulkach zawodników, banerach i plakatach promocyjnych.
Planowanie i organizacja imprez sportowych
Organizacja imprez sportowych o charakterze lokalnym powinna rozpocząć się od wyznaczenia celów i określenia współczynnika efektywności działań. Należy opracować scenariusz wydarzenia i jego szczegółową koncepcję. Jeśli impreza ma mieć charakter masowy, trzeba znaleźć odpowiedni obiekt i spełnić szereg wymogów formalnych. Na organizatorze spoczywa wówczas znacznie większa odpowiedzialność. Musi on zapewnić szeroko pojęte bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom eventu. Planowanie wydarzeń sportowych wymaga również przygotowania kosztorysu.
Budżet lokalnych imprez sportowych
Na budżet lokalnych wydarzeń sportowych składają się środki pochodzące od:
- sponsorów,
- organizatora,
- władz miasta/województwa/ministerstwa sportu.
Niektóre imprezy są biletowane, co zapewnia dodatkowe źródło pieniędzy na pokrycie kosztów organizacji, w tym wynagrodzenia podwykonawców i realizatorów.
Podwykonawcy, w tym firmy odpowiedzialne za oświetlenie, ochronę czy catering, często są skłonne do negocjacji. Warto porozmawiać z nimi o rabacie, aby zmieścić się w posiadanym budżecie. Wszystkie wydatki powinny znaleźć się w kosztorysie, na nieprzewidziane należy zarezerwować ok. 10-15% środków.
Organizacja wydarzeń sportowych – aspekty prawne
Polskie prawo definiuje różne rodzaje imprez sportowych, co pociąga za sobą konieczność dopełnienia licznych formalności. Wynajęcie obiektu pod wydarzenie także wymaga zawarcia stosownej umowy. Na organizatorze niekiedy spoczywa opracowanie regulaminu eventu. Jeśli w ramach imprezy pozyskuje się jakiekolwiek dane osobowe, od zawodników czy widzów płacących za bilet, należy zagwarantować ich przetwarzanie zgodnie z RODO.
Bezpieczeństwo lokalnych imprez sportowych
Wydarzenia sportowe niosą ze sobą potencjalne ryzyko. Np. zawodnicy, którzy biorą w nich udział, mogą ulec wypadkowi. W związku z tym organizator powinien zadbać o zapewnienie zabezpieczenia medycznego. Niekiedy jest też zobowiązany zagwarantować obecność policji, straży pożarnej i ochrony.
Promocja eventu sportowego
Lokalnym imprezom sportowym zazwyczaj przyświeca jakiś cel. Gdy organizuje je urząd miasta, event ma przyciągnąć jak najwięcej mieszkańców i zachęcić ich do aktywności ruchowej. Jeśli za wydarzenie odpowiada firma, której zależy na zwiększeniu rozpoznawalności na rynku, obecność dużej liczby uczestników będzie mile widziana. W obu przypadkach kluczową rolę odgrywa promocja lokalnej imprezy sportowej. Można przeprowadzić ją odpłatnie, wykupując billboardy i emisję reklam na ekranach w centrum miasta. Dużą popularnością cieszy się też partnerstwo medialne. Lokalne portale, gazety i telewizja promują event sportowy w zamian za to, że ich logo znajdzie się na materiałach reklamowych.
Realizacja wydarzenia sportowego o charakterze lokalnym
Najlepiej, gdy impreza sportowa odbywa się zgodnie z przewidzianym scenariuszem i harmonogramem. Warto pamiętać, że planując event, czasem trzeba wykazać się sporą elastycznością i zdolnością szybkiego reagowania. Zdarza się, że impreza, która miała odbyć się na świeżym powietrzu, napotyka na poważne problemy, np. wichury czy gwałtowne burze. Należy wówczas zdecydować, jakie kroki podjąć w obliczu niespodziewanych okoliczności. Niekiedy przesuwa się rozegranie zawodów na późniejszą godzinę, kierując się prognozami.
Jeśli zainteresowała Cię organizacja wydarzeń sportowych, zapisz się na kurs wideo poprowadzony przez Aleksandrę Marciniak. Wraz z materiałami audiowizualnymi otrzymasz zapis najważniejszych informacji w pliku pdf. Możesz uczestniczyć w kursie z dowolnego zakątka świata w dogodnym dla siebie momencie. Raz wykupione szkolenie pozostaje do Twojej dyspozycji. Wracasz do niego tak często jak to konieczne.
