Na hasło „inwentaryzacja” raczej żaden przedsiębiorca nie poczuje dreszczyku adrenaliny i motywacji do działania. Wciąż wiele firm postrzega ją wyłącznie z perspektywy ustawowego obowiązku, w dodatku naszpikowanego dotkliwymi karami za niewielkie błędy w papierach. Tymczasem ewidencja majątku firmowego daje odpowiedzi na ważne pytania o jakość rozporządzania aktywami. W dzisiejszym artykule przedstawimy najważniejsze zasady skutecznego spisu z natury. Jak poprawnie dokonać spisu? Jakie elementy trzeba w nim zawrzeć?
Zasady skutecznej inwentaryzacji
Inwentaryzację przeprowadza powołana przez firmę komisja inwentaryzacyjna, składająca się z co najmniej dwóch członków i działająca na podstawie wewnętrznych procedur. Na etapie przygotowań należy doprecyzować plan inwentaryzacji, skatalogować składniki majątku, a także przygotować protokół, będący oficjalnym dokumentem z wykonania spisu.
Inwentaryzacja doczekała się wypracowania określonych standardów w rachunkowości, określanych jako zasady inwentaryzacji. Przygotowany protokół musi uwzględniać zasadę jednokrotności (dany składnik aktywów jest w nim umieszczany tylko raz) i porównywalności (schemat ułatwiający porównanie aktualnego stanu przedmiotu z jego opisem w ewidencji). Inwentaryzację należy prowadzić wobec wszystkich aktywów wchodzących w skład majątku firmy (zasada kompletności). Ustawa o rachunkowości wspomina również o konkretnych terminach zaistnienia obowiązku inwentaryzacji, których nie można przekroczyć (zasada terminowości).
Do poprawnego prowadzenia inwentaryzacji służy dedykowany program magazynowy, tworzący całościowy system informatyczny dla firm. Znajdziemy w nim takie funkcje jak ewidencja składników majątku, rejestracja czasu pracy, czy tworzenie personalizowanych dokumentów inwentaryzacyjnych.
Komisja wykonująca czynności inwentaryzacyjne dokonuje porównania stanu fizycznego aktywów z zapisami księgowymi. Spis z natury wymaga fizycznego odwiedzenia wszystkich pomieszczeń i sprawdzenia obecności sprzętu wraz z oceną jego stanu technicznego. Wykrycie różnic powinno być odnotowane i przekazane kierownictwu celem ustalenia przyczyny takiej sytuacji. Efektem inwentaryzacji powinna się okazać pełna zgodność stanów księgowych ze stanem obecnym.
Zakończenie inwentaryzacji musi znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji, która następnie posłuży jako dowód w przypadku ewentualnej kontroli ze strony Urzędu Skarbowego.
Poprawnie przeprowadzone czynności inwentaryzacyjnego umożliwiają otworzenie kolejnego roku działalności z pełną wiedzą o stanie majątku.
Czy warto zakupić program magazynowy?
Niektóre firmy podejmują decyzję o outsourcingu procedur inwentaryzacyjnych do specjalistycznych firm, które świadczą tego typu usługi. Takie rozwiązanie będzie niewątpliwie skuteczne, lecz wiąże się także ze znacznymi kosztami. O wiele bardziej ekonomiczną metodą okazuje się inwestycja w kompletny program magazynowy, dzięki któremu wiele czynności zostanie zautomatyzowanych. Program magazynowy od firmy Reset2 dostarcza specjalistycznych narzędzi do inwentaryzacji, pozostając w pełnej zgodności z aktualnymi przepisami podatkowymi. W ramach programu możliwa jest również efektywna rejestracja czasu pracy i obsługa wielu procedur związanych z kontrolą stanów magazynowych. Po więcej informacji o programie warto udać się na stronę www.reset2.pl.
Artykuł sponsorowany
