Tak samo, jak faktura VAT, tak i faktura korygująca jest powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym. Podczas dokonywanych transakcji pomiędzy kontrahentami, czasami zachodzi konieczność skorygowania wartości sprzedaży pierwotnej. W tym celu sporządzana jest faktura korekta. Zgodnie z obowiązującym nazewnictwem dokument ten może być wystawiony in minus lub in plus.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca często jest określana mianem faktury korekty, to dokument wystawiany do faktury pierwotnej w celu skorygowania błędów lub nieprawidłowości. Korekcie mogą podlegać m.in. ilość towaru, cena lub stawka podatku VAT. Fakturę korygującą wystawia się w dwóch jednakowych egzemplarzach (oryginał i kopia). Dokument ten musi zawierać zapis „faktura korygująca” lub „faktura korekta”. Polecany przez nas program do wystawiania faktur – Melpe – zawsze uwzględnia te wytyczne.
Faktura korygująca często mylona jest z notą korygującą. Tutaj różnice są znaczące, ponieważ korekta, odnosi się do wszystkich błędów na dokumencie pierwotnym, nie tylko związanych z ilością towaru lub wartością kwoty wraz z podatkiem VAT. Choć najczęściej jest wystawiana właśnie w tym celu. Z kolei nota zawsze sporządzana jest przez nabywcę i służy do skorygowania błędów dotyczących wyłącznie pozycji opisowych. Oznacza to, że nie można korygować wartości kwoty czy stawek podatku VAT. Nota korygująca służy do poprawy takich błędów jak: nieprawidłowy adres, nr NIP, data sprzedaży, płatności lub odbioru towaru.
Faktury korygujące można podzielić na:
- Faktura korygująca in minus, czyli zmniejszenie podstawy opodatkowania. Dokument ten wystawia się w celu obniżenia kwoty netto, co powoduje zmniejszenie należnego podatku. Najczęściej ma to miejsce w sytuacji, kiedy nabywca zwraca część lub całość towaru, lub rabat został udzielony po wystawieniu faktury pierwotnej.
- Faktura korygująca in plus, czyli zwiększenie podstawy opodatkowania. Wystawiona korekta zwiększa cenę netto, co przekłada się na wzrost należnego podatku. Dokument ten jest sporządzany w przypadku pomyłki w liczbie towarów bądź jego cenie. Dodatkowo może korygować miarę lub stawki podatku VAT.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Wystawienie faktury korygującej powinno nastąpić niezwłocznie po wychwyceniu błędu na dokumencie pierwotnym. Jednak nie zawsze nieścisłości są dostrzegane od razu. Zdarza się, że odbiorca wychwytuje błąd po kilku dniach, tygodniach, a nawet miesiącach. Przepisy nie określają konkretnego terminu, w jakim ma być wystawiona korekta, dlatego też w sytuacji, kiedy błąd został wychwycony, a przedsiębiorca ma możliwość jego skorygowania, należy to zrobić. Jednak w przypadku, kiedy nieścisłość została dostrzeżona po upływie 5 lat od wystawienia faktury pierwotnej, wówczas zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu i sporządzanie stosownego dokumentu nie jest konieczne.
Kto wystawia fakturę korygującą i jakie są ku temu powody?
Faktura korygująca zawsze jest wystawiana przez sprzedawcę. W sytuacji, kiedy kupujący wychwyci nieścisłości na dokumencie, musi o tym fakcie poinformować dostawcę, który ma obowiązek sporządzić fakturę korygującą.
Głównym założeniem faktury korygującej jest rzeczywiste odzwierciedlenie transakcji pomiędzy kontrahentami. Według obowiązujących przepisów VAT, faktura korekta powinna być wystawiana w sytuacji, gdy:
- nabywca zwrócił część lub całość towaru bądź opakowań;
- udzielono upustów lub obniżek cen;
- został udzielony rabat w formie obniżki ceny;
- została zwrócona część lub całość zapłaty nabywcy;
- cena towaru powinna być wyższa niż ta udokumentowana na fakturze;
- pomyłka w wartości, ilości, stawce podatku VAT bądź w innej pozycji na fakturze.
Warto również zwrócić uwagę na pakiet Slim VAT, który zakłada, że od 2021 roku, przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do nabywcy. Wystarczy, że dysponuje stosowną dokumentacją, która będzie uwierzytelnieniem uzgodnienia z kontrahentem warunków obniżenia podstawy opodatkowania określanych na fakturze oraz ich dopełnienie. Jest to wymóg konieczny w sytuacji, kiedy korekta zmniejsza kwotę wraz z podstawą opodatkowania.
Jak w prosty sposób wystawić fakturę korygującą?
Chcąc wystawić fakturę korygującą, koniecznie należy mieć wgląd do faktury pierwotnej. Programy do fakturowania umożliwiają taką czynność po wprowadzeniu danego numeru dokumentu. Po odnalezieniu stosownej faktury należy skorzystać z opcji skorygowania określonej pozycji. Tutaj możliwości są spore, ponieważ korygować można m.in. ilość, cenę czy stawki podatku VAT. Część systemów posiada także opcję wystawienia faktury korygującej. W tym przypadku należy postępować zgodnie z instrukcją.
Art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera wytyczne, jakie dane muszą być uwzględnione na fakturze korygującej, należą do nich:
- zapis „faktura korygująca” lub „faktura korekta”;
- kolejny numer dokumentu;
- data wystawienia korekty;
- przyczyna wystawienia faktury korygującej;
- w sytuacji, kiedy korekta zmienia podstawę opodatkowania bądź kwotę podatku należnego koniecznie trzeba uwzględnić kwotę korekty podstawy opodatkowania, bądź kwotę korekty podatku należnego, uwzględniając podział na kwoty odnoszące się do poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej;
- w sytuacji, kiedy korekta nie będzie wpływać na podstawę opodatkowania, należy umieścić prawidłową treść korygowanych pozycji.
Dodatkowo korekta musi zawierać dane faktury pierwotnej tj.:
- datę jej wystawienia;
- numer dokumentu;
- danę sprzedawcy i nabywcy, a także numery NIP;
- datę dokonania bądź zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi.
Każdy przedsiębiorca prowadzący własną firmę musi wziąć pod uwagę konieczność wystawiania faktur korygujących. To nie tylko zwykłe niedopatrzenia podczas sporządzania pierwotnego dokumentu, ale także zwrot towaru czy reklamację. Faktura korekta „naprawi” powstałe nieścisłości.
Artykuł sponsorowany
